Privacybeleid

1. Over dit beleid

Bij het gebruik van de Avlex Belgium-oplossing (toegankelijk via https://www.avlex.be en https://av.avlex.be) hechten wij absolute prioriteit aan de vertrouwelijkheid van de gegevens van onze Abonnees en hun cliënten.

Dit beleid bepaalt hoe Avlex Belgium SRL uw persoonsgegevens verzamelt, verwerkt en beschermt, in strikte overeenstemming met:

• De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG — Verordening EU 2016/679)
• De Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens
• De ePrivacyrichtlijn en artikel 129 van de Belgische wet van 13 juni 2005 betreffende de elektronische communicatie

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De entiteit die verantwoordelijk is voor de verwerking van de gegevens is:

• Benaming: Avlex Belgium SRL
• Rechtsvorm: Besloten Vennootschap (BV)
• Maatschappelijke zetel: Keizerslaan 10, 1000 Brussel, België
• Btw-nummer: BE 1036.582.778
• Contact AVG / DPO: [email protected]
• Algemeen contact: [email protected]

3. Verwerkingsactiviteiten en gegevensminimalisatie

3.1 Navigatie op de institutionele site (avlex.be)

• Verzamelde gegevens: IP-adres (geanonimiseerd), technische logs, essentiële cookies
• Doeleinde: Beveiliging van de infrastructuur, onderhoud en verbetering van de site
• Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang — Art. 6.1.f AVG
• Bewaartermijn: Maximaal 13 maanden

3.2 Aanmaken van een account en beheer van het abonnement

• Verzamelde gegevens: Naam, voornaam, professioneel e-mailadres, naam van het kantoor/de onderneming, factuurgegevens (beheerd door Stripe — zie §5)
• Doeleinde: Aanmaken en beheren van het account, toegang tot de Diensten, facturatie, klantenondersteuning
• Rechtsgrond: Uitvoering van de overeenkomst — Art. 6.1.b AVG
• Bewaartermijn: Duur van de overeenkomst + 7 jaar voor de factuurgegevens (Belgische wettelijke boekhoudkundige verplichting)

3.3 Verwerking van juridische gegevens — Kern van het systeem

Kritieke sectie — Privacyarchitectuur van Avlex Belgium

Aard van de gegevens: Juridische documenten, conclusies, processtukken en alle andere inhoud die door de Abonnee ter analyse wordt aangeleverd (« Ingevoerde Inhoud »).

Rechtsgrond: Uitvoering van de overeenkomst — Art. 6.1.b AVG. Voor bijzondere categorieën van gegevens (gezondheidsgegevens, strafrechtelijke gegevens die in de dossiers kunnen voorkomen): Art. 9.2.f AVG — verwerking die noodzakelijk is voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht in rechte.

Zero-Storage-architectuur als standaard

Standaard slaat Avlex Belgium geen enkel juridisch document op zijn eigen servers op. De bestanden blijven op het toestel van de Abonnee. Enkel de tekstuele inhoud die nodig is voor de analyse wordt op vluchtige wijze doorgestuurd naar onze AI-verwerkingsinfrastructuur:

Toestel van de Abonnee (dossiers lokaal bewaard)
        ↓
Versleutelde transmissie (TLS 1.3) voor AI-verwerking
        ↓
Analyse door onze beveiligde AI-engine (enkel in doorvoer)
        ↓
Resultaat teruggestuurd naar de Abonnee — gegevens verwijderd

Verwerkingsduur tijdens doorvoer: De inhoud die aan onze AI-infrastructuur wordt aangeboden, wordt in realtime verwerkt. Overeenkomstig de contractuele verbintenissen van onze subverwerker wordt geen enkel gegeven bewaard voor trainingsdoeleinden. De technische beveiligingslogs worden maximaal 30 dagen bewaard, uitsluitend ter voorkoming van misbruik.

Back-upoptie (tijdelijke archivering)

Indien de Abonnee de back-upfunctie uitdrukkelijk activeert om zijn analyses op afstand te raadplegen, worden de gegevens op beveiligde wijze opgeslagen in zijn versleutelde persoonlijke ruimte op de OVHcloud-servers (EU) voor een maximale duur van 5 dagen, waarna ze automatisch en onherroepelijk worden verwijderd. De Abonnee kan ze op elk moment handmatig verwijderen.

Garantie van niet-training van AI

Avlex Belgium garandeert formeel dat de vertrouwelijke juridische gegevens van de Abonnee nooit worden gebruikt voor het trainen, verbeteren of bijstellen van modellen van kunstmatige intelligentie, noch door Avlex Belgium, noch door zijn subverwerkers (zie §5).

3.4 Prospects en commerciële B2B-relatie

• Verzamelde gegevens: Naam, functie, kantoor/onderneming, professioneel e-mailadres, telefoon
• Doeleinde: Beheer van de commerciële relatie, demonstraties, offertes, opvolging
• Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang — B2B-prospectie tussen professionals (Art. 6.1.f AVG) en precontractuele maatregelen (Art. 6.1.b AVG)
• Bewaartermijn: 3 jaar na het laatste actieve contact

3.5 Partners en leveranciers

• Verzamelde gegevens: Professionele contactgegevens, financiële en contractuele gegevens
• Rechtsgrond: Uitvoering van de overeenkomst (Art. 6.1.b) en wettelijke boekhoudkundige verplichtingen (Art. 6.1.c AVG)
• Bewaartermijn: 7 jaar (Belgische wettelijke boekhoudkundige verplichting)

4. Afwezigheid van geautomatiseerde besluitvorming (Art. 22 AVG)

De Diensten van Avlex Belgium vormen een technisch hulpmiddel voor juridische analyse en geen vervanging van het menselijke oordeel. Er wordt geen enkele beslissing die rechtsgevolgen heeft of een persoon in aanzienlijke mate treft, uitsluitend op geautomatiseerde wijze genomen. De Abonnee blijft, als juridisch professional, de enige eindbeslisser en moet de suggesties van de AI verplicht valideren vóór elk professioneel gebruik.

5. Delen en subverwerking

Avlex Belgium verkoopt geen enkel persoonsgegeven aan derden voor commerciële doeleinden.

De gegevens worden uitsluitend doorgevoerd via de volgende subverwerkers, gebonden door Verwerkersovereenkomsten (DPA) conform artikel 28 van de AVG:

Subverwerker	Rol	Locatie van de gegevens	No-Training
Google Cloud EMEA Limited	AI-verwerking via Vertex AI (analyse en redactie van documenten)	Europese Unie (regio europe-west1)	Gegarandeerd
OVHcloud SAS	Hosting van het applicatieplatform en de database	Frankrijk (Roubaix) — EU	Gegarandeerd
Stripe Payments Europe Ltd	Verwerking van betalingen (enkel factuurgegevens)	Ierland / VS (via SCC)	N.v.t.
Hostinger International Ltd	Hosting van de institutionele site avlex.be	Cyprus / EU	N.v.t.
Google LLC (Analytics)	Publieksmeting van de institutionele site (met toestemming)	VS (via EU-US DPF + SCC)	N.v.t.
Meta Platforms Ireland	Opvolging van advertentieconversies (met toestemming)	Ierland / VS (via SCC)	N.v.t.
LinkedIn Ireland	Opvolging van advertentieconversies (met toestemming)	Ierland / VS (via SCC)	N.v.t.

De volledige en bijgewerkte lijst is beschikbaar op onze pagina Subverwerkers.

Belangrijke opmerking: Stripe, Hostinger, Google Analytics, Meta en LinkedIn verwerken geen enkel vertrouwelijk juridisch gegeven. Enkel onze AI-subverwerker en OVHcloud zijn betrokken bij de verwerking van de cliëntdossiers.

6. Doorgifte buiten de Europese Unie

De vertrouwelijke juridische gegevens worden uitsluitend binnen de Europese Unie gehost (OVHcloud, Frankrijk).

Bepaalde subverwerkers brengen doorgiften naar derde landen (Verenigde Staten) met zich mee voor doeleinden die geen verband houden met de juridische dossiers (analytics, betalingen, reclame). Deze doorgiften worden gekaderd door:

• Het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (EU-US Data Privacy Framework)
• De Standaardcontractbepalingen (SCC) van de Europese Commissie

7. Gegevensbeveiliging

Avlex Belgium past beveiligingsmaatregelen toe die zijn afgestemd op het gevoeligheidsniveau van de verwerkte gegevens:

• Versleuteling tijdens transport: TLS 1.2/1.3 voor alle communicatie
• Versleuteling in rust: AES-256 voor de opgeslagen gegevens
• Toegangsbeheer: Versterkte authenticatie, toegang beperkt tot het strikt noodzakelijke
• Logging: Logs van toegang tot vertrouwelijke gegevens
• Back-ups: Versleuteld, gehost in de EU, met automatische verwijdering
• Infrastructuur: Applicatiefirewalls, isolatie van de productieomgevingen
• Audits: Regelmatige beveiligingsbeoordelingen van de infrastructuur

8. Bewaartermijnen

9. Uw rechten

Overeenkomstig de AVG beschikt u over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage (Art. 15): Een kopie van uw gegevens en informatie over de verwerking ervan verkrijgen
• Recht op rectificatie (Art. 16): Onjuiste of onvolledige gegevens corrigeren
• Recht op gegevenswissing (Art. 17): De verwijdering van uw gegevens verkrijgen (« recht op vergetelheid »), onder voorbehoud van onze wettelijke bewaarplichten
• Recht op beperking (Art. 18): De verwerking van uw gegevens in bepaalde gevallen beperken
• Recht van bezwaar (Art. 21): Bezwaar maken tegen de verwerking, met name voor commerciële prospectie
• Recht op overdraagbaarheid (Art. 20): Uw gegevens verkrijgen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat

Om uw rechten uit te oefenen: Neem contact met ons op via [email protected]

Wij antwoorden binnen een termijn van één maand vanaf de ontvangst van uw verzoek. Deze termijn kan met twee bijkomende maanden worden verlengd in geval van een complex of omvangrijk verzoek, met gemotiveerde kennisgeving.

10. Bevoegde toezichthoudende autoriteit

In geval van een niet-opgelost geschil met Avlex Belgium hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, onverminderd elk ander rechtsmiddel:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be Telefoon: +32 2 274 48 00

11. Cookies en trackers

Onze institutionele site (avlex.be) gebruikt cookies en advertentietrackers (Google Analytics 4, Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag, Google Ads). Het applicatieplatform (av.avlex.be) gebruikt uitsluitend strikt noodzakelijke cookies voor de authenticatie — er wordt geen enkele analytische of advertentiecookie geplaatst in uw vertrouwelijke werkruimte.

Voor het volledige overzicht van de gebruikte cookies, hun doeleinde, duur en de wijze van toestemmingsbeheer, raadpleegt u ons Cookiebeleid.

12. Beroepsgeheim van de advocaat

Avlex Belgium erkent uitdrukkelijk dat de gegevens en documenten die via de Diensten worden verwerkt, gedekt kunnen zijn door het beroepsgeheim van de advocaat (artikel 458 van het Belgische Strafwetboek). Onze volledige technische architectuur (zero-storage als standaard, end-to-end-versleuteling, hosting uitsluitend in de EU voor de vertrouwelijke gegevens) is ontworpen om de naleving van deze fundamentele deontologische verplichting te waarborgen.

13. Wijzigingen van dit Beleid

Avlex Belgium behoudt zich het recht voor om dit Beleid te wijzigen om wettelijke, regelgevende of technische ontwikkelingen weer te geven. De op onze site gepubliceerde versie is rechtsgeldig. Elke substantiële wijziging wordt u per e-mail meegedeeld met een opzegtermijn van 30 dagen vóór de inwerkingtreding ervan.